INFORMATIVA IN MATERIA DI TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 Whistleblowing – D. Lgs. 24/2023
Ai sensi dell’art.13 del Regolamento (UE) n. 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, di seguito GDPR), la società S.I.P.A.V. SOCIETA’ ITALIANA PULIZIE APPALTI VARI S.r.l. fornisce, qui di seguito, l’informativa sui trattamenti dei dati personali effettuati in relazione alla gestione delle Segnalazioni di “Whistleblowing”.
1. Titolare del trattamento e DPO
Titolare del Trattamento dei dati, ai sensi dell’art. 4 n. 7 del GDPR, è la società S.I.P.A.V. SOCIETA’ ITALIANA PULIZIE APPALTI VARI S.r.l. con sede legale ed operativa in Via della Magliana Nuova, 150 – CAP 00146, Roma (Italia) nella persona del suo legale rappresentante pro-tempore.
E-mail di contatto: info@sipavsrl.com
Responsabile della Protezione dei dati – (D.P.O.)
Il responsabile della protezione dei dati è contattabile ai seguenti indirizzi:
Email: dpo@sipavsrl.com
2. Tipologia di dati trattati
La ricezione e la gestione delle segnalazioni dà luogo a trattamenti di dati personali c.d. “comuni” (nome, cognome, ruolo lavorativo, ecc.), nonché può dar luogo, a seconda del contenuto delle segnalazioni e degli atti e documenti a queste allegati, a trattamenti di dati personali c.d. “particolari” (dati relativi a condizioni di salute, orientamento sessuale o appartenenza sindacale, di cui all’art. 9 GDPR) e di dati personali relativi a condanne penali e reati (di cui all’art. 10 GDPR).
3. Finalità del trattamento e relativa base giuridica
I suddetti dati personali sono trattati dal Titolare per le seguenti finalità:
a) gestione della Segnalazione effettuata ai sensi del d.lgs. 24/2023;
b) adempimento di obblighi previsti dalla legge o dalla normativa comunitaria;
c) difesa o accertamento di un di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali.
La base giuridica del trattamento è costituita:
per la finalità di cui alla lettera a), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. C) del GDPR); inoltre, per le segnalazioni registrate raccolte telefonicamente o tramite sistemi di messaggistica vocale o comunque in forma orale, dal consenso del Segnalante (art. 6, par. 1, lett. A) del GDPR);
per le finalità di cui alla lettera b), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. C) del GDPR).
per le finalità di cui alla lettera c), dal legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1, lett. F) GDPR)
Il conferimento dei dati è necessario per il conseguimento delle finalità di cui sopra; il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di gestire la segnalazione.
4. Periodo di conservazione dei dati
S.I.P.A.V. S.r.l. conserva i dati personali secondo nei termini previsti dall’art. 14 del d.lgs. n. 24/2023, cioè per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque per non oltre 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della Segnalazione all’Organismo di Vigilanza 231.
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente. I dati personali vengono conservati per un periodo di 5 anni e, comunque, sino alla definizione dei procedimenti avviati dagli uffici o dagli Enti destinatari della segnalazione.
5. Soggetti autorizzati a trattare i dati
I Dati Personali saranno accessibili al Titolare agli incaricati del Trattamento e ai collaboratori esterni in relazione alle sole necessità di esecuzione del contratto e con precise nomine ai sensi ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE 2016/679.
6. Categorie di destinatari dei dati personali
I suoi dati personali e quelli delle persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché delle persone a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate, non saranno oggetto di diffusione, tuttavia, se necessario, alcuni trattamenti possono essere effettuati da ulteriori soggetti terzi, ai quali S.I.P.A.V. S.r.l. affida talune attività ( o parte di esse) per le finalità di cui al punto 2); tali soggetti opereranno in qualità di Titolari autonomi o saranno designati Responsabili del trattamento e sono essenzialmente ricompresi nelle seguenti categorie:
a. Consulenti (Organizzazione, Contenzioso, Studi Legali, ecc.);
b. Società incaricate dell’amministrazione e gestione del personale;
c. Società di Revisione/auditing;
d. Agenzie investigative;
e. Istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia.
7. Modalità del trattamento
I dati personali saranno trattati anche con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti. La S.I.P.A.V. S.r.l. attua idonee misure per garantire che i dati forniti vengano trattati in modo adeguato e conforme alle finalità per cui vengono gestiti; la S.I.P.A.V. S.r.l. impiega idonee misure di sicurezza (crittografia dei file), organizzative, tecniche e fisiche, per tutelare le informazioni dall’alterazione, dalla distruzione, dalla perdita, dal furto o dall’utilizzo improprio o illegittimo.
8. Diritti
L’interessato ha il diritto, in qualunque momento, di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei dati forniti. Ha inoltre il diritto di chiedere, nelle forme previste dall’ordinamento, la rettifica dei dati personali inesatti e l’integrazione di quelli incompleti e di esercitare ogni altro diritto ai sensi degli articoli da 18 a 22 del Regolamento laddove applicabili.
Nel caso abbia dato il consenso alla rivelazione della sua identità nell’ambito di procedimenti disciplinari, ha il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento, senza che però ciò pregiudichi la liceità del trattamento, basato sul consenso, effettuato prima della revoca.
Tali diritti possono essere esercitati con richiesta indirizzata ai recapiti indicati.
Qualora ritenga che il trattamento sia avvenuto in modo non conforme al Regolamento e al d.lgs. 196/2003, potrà rivolgersi al Garante per la Protezione dei dati Personali, ai sensi dell’art. 77 del medesimo Regolamento. Ulteriori informazioni in ordine ai suoi diritti sulla protezione dei dati personali sono reperibili sul sito web del Garante per la Protezione dei Dati Personali all’indirizzo www.garanteprivacy.it.